Çalışan için Muhbirlik Prosedürü
Bu Politika hangi endişeleri kapsar?
Bu Politika, aşağıdaki alanlarda şirketin üyelerini etkileyen bir risk, görevini kötüye kullanma veya yolsuzluk ile ilgili olarak bir bireyin (hem Mazars içinde hem de dışında) endişesini öne sürdüğü durumları kapsar:
- Finansal, muhasebe,
- Rüşvet ve yolsuzluk,
- Anti tröst uygulamaları,
- Sağlık ve güvenlik için tehlike,
- Çevre için tehlike,
- Ayrımcılık ve taciz.
Bu konular, burada “Görevi kötüye kullanma” olarak anılmaktadır. Bu Politika, sizin kişisel istihdam pozisyonunuz ile ilgili endişeleri ya da şikayetleri kapsamaz. Bu gibi herhangi bir konu ya da şikayet, şirketin şikayete yol açan durum prosedürü ile öne sürülmelidir. Bu Politika, işbu bölümde listelenenler ve/veya müşteriler, tedarikçiler gibi şirketin üyesi olmayan kişileri etkileyenler dışında hiçbir başka alanda risk, görevi kötüye kullanma veya yolsuzluk ile ilgili değildir.
Bu Politika kapsamında koruma
Muhbirlik prosedürü, isteğe bağlıdır ve bir muhbirlik yapmadığı için Mazars çalışanının yükümlülüğü asla tetiklenmeyecektir.
Bu Politika kapsamında öne sürdüğünüz herhangi bir konuyu kanıtlamak zorunda değilsiniz. Görevin kötüye kullanıldığı veya kullanılmasının olası olduğu ile ilgili dürüst ve makul bir şüphe yeterlidir.
“Kişisel Yükümlülük” bölümünün hükümlerine tabi olarak, eğer bir Mazars çalışanı bu Politika kapsamında bir endişesini dile getirirse, işini kaybetme ya da bunun sonucunda herhangi bir cezadan mağdur olma riskini taşımayacaktır. Dürüst ve makul olarak hareket etmeniz şartıyla, endişeleriniz konusunda yanılmış olmanız önemli değildir.
Mazars, bu Politika kapsamında endişelerini öne süren personelin mağdur olmasını ya da taciz edilmesini hoş görmeyecektir. Bu gibi bir muamele ile ilgili tüm iddialar ciddiye alınacak ve sağlam bir nedene dayanıyorsa genellikle şirketin disiplin prosedürleri uyarınca potansiyel ağır suistimal olarak araştırılacaktır. Bir iş arkadaşına bu şekilde davranmış olduğu anlaşılan herhangi bir kişi ihbar tazminatı veya ihbar olmaksızın işten çıkarılabilir.
Kişisel Yükümlülük
Bu Politika altında kötü niyetle yanlış bir iddia öne sürmek ağır suistimal teşkil eder ve disiplin cezalarını ve/veya yasal kovuşturmayı tetiklemesi muhtemeldir.
Bir endişeniz varsa ne yapmalısınız
Görevi kötüye kullanma ile ilgili herhangi bir endişeniz varsa, aşağıdaki Formu kullanarak bunu öne sürebilirsiniz (Verilere yerel ekipler tarafından erişilemez ve Form yerel ekipler tarafından değiştirilemez).
Mazars Group Chief Compliance Officer (Grup Baş Uyum Yetkilisi) [1] sadece Group Governance Council (Grup Denetim Konseyi) veya Independent Members (Bağımsız Üyeleri) ile ve gerek duyulan ölçüde Group Executive Board (Grup Yönetim Kurulu) ile birlikte hareket edecektir. Bu durumda, muhbirlik uyarılarını almak ve bunlarla ilgilenmekten sorumlu üyelerin gizlilik taahhütlerine tabi olduğunu lütfen unutmayın.
Bir ekip üyesinin endişelerini misilleme korkusu olmadan bildirebileceğini hissetmesi önemlidir. Bu nedenle, bu gibi durumlarda mağduriyet iddiaları son derece ciddiye alınacak ve böyle bir davranıştan suçlu olduğu anlaşılan herhangi bir personele karşı disiplin işlemleri yapılacaktır.
Gizlilik
Bu Politika kapsamında öne sürülen herhangi bir endişe, konuyu gündeme getiren kişi, Mazars Group Baş Uyum Yetkilisi ve gerek duyulduğu ölçüde uyarının bildirildiği herhangi bir başka üye arasında gizli kalacaktır. Dolayısıyla, kimliğiniz dahil olmak üzere bu prosedür kapsamında verdiğiniz herhangi bir bilgi de gizli kalacaktır.
Bu bakımdan, endişelerin isimsiz olarak bildirilemeyeceğini ve kimliğinizle ilgili bilgi vereceğinizi ve bunun her zaman gizli kalacağını ve uyarının konusu olan kişiye asla iletilmeyeceğini lütfen unutmayın.
İleri sürdüğünüz konunun niteliğine bağlı olarak, şirketin kanun uyarınca bilgilerin bir kısmını ve tamamını üçüncü bir tarafa açıklaması gerekebilir. Bu gibi açıklamalar yapılırsa size bilgi verilecektir.
Konuyu araştırırken Grup Uyum Yetkilisi, sizin daha fazla bilgi vermenizi gerektirebilir. Bir konuyu gündeme getirdikten sonra endişelerinizin düzgün araştırılması için işbirliğiniz şarttır.
Konu araştırıldıktan sonra, bulguların bir raporu size sunulacaktır. Sağlam bir nedene dayandığı kanıtlanan bir endişe öne sürmüşseniz, soruşturmanın bulguları gerekli önlemleri alacak ilgili Management Unit Leader (Yönetim Birimi Liderine) de bildirilecektir.
Şirket dışındaki kişilere Mazars şirketinin faaliyetleri ile ilgili kötü niyetli iddialarda bulunmak ağır suistimal teşkil edecek ve şirketin disiplin prosedürü kapsamında araştırılacaktır. Kötü niyetli iddialar öne sürmüş olduğu anlaşılan herhangi bir kişi ihbar tazminatı veya ihbar olmaksızın işten çıkarılabilir.
Kayıt Tutma
Bütün uyarıların merkezi bir kaydı, Ulusal Yürütme Organına ve şirketin Bağımsız Yönetimde Görev Almayan Üyelerine rapor edebilecek olan Mazars Group Uyum Yetkilisi tarafından tutulacaktır.
Bu Politika kapsamına girmeyen uyarılar kısa bir süre içinde imha edilecek veya ayrı bir sisteme kaydedilecektir. Bu Politika kapsamına giren ama disiplin veya adli işlemler ile neticelenmeyenler, soruşturma kapatıldıktan sonra 2 aydan daha fazla tutulmayacaktır. Disiplin veya adli işlemler ile neticelenenler, işlemler sona erene kadar muhafaza edilecektir.
Mazars, bu Gizlilik Politikası ve tüm geçerli yönetmeliklere uygun olarak bu Politika kapsamında toplanan bütün bilgilerin korunmasını sağlamak için tüm uygun güvenlik önlemlerini uygular.
Değişiklik ve erişim hakkı
Yürürlükteki veri koruma yönetmelikleri uyarınca, sizi ilgilendiren verilere erişme, itiraz etme ve düzeltme ve eğer yanlış, eksik ya da eski ise düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkına sahipsiniz. Bu hakkınızı kullanmak için lütfen aşağıdaki Çalışan İletişim Formunu kullanın.
[1]Ocak 2015 itibarıyla, Grup Baş Uyum Yetkilisi Jean-Luc Barlet’tir.