Şirket Kuruluşlarında İmza Yetkililerinin İmzalarının Elektronik Verilerden Temin Edilmesine Dair Tebliğ Düzenlemeleri

03.02.2021 tarih ve 31384 sayılı Resmî Gazete’de yayınlanan 7263 sayılı Kanun ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 40. maddesinin ikinci fıkrasında yapılan düzenleme uyarınca, gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzalarının, kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek merkezi ortak veri tabanındaki sicil dosyasına kaydedileceği, kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza kaydının bulunmaması halinde, imzaya yetkili kişilerin imza beyanlarının ticaret sicili müdürlüğüne verilmesinin usul ve esasları ile bu maddenin uygulanmasına ilişkin diğer usul ve esasların Ticaret Bakanlığı’nca çıkarılacak tebliğ ile belirleneceği hüküm altına alınmıştı. 7263 sayılı Kanun ile yapılan düzenlemeler hakkında 05/02/2021 – 2021/34 sayılı sirkülerimiz yayınlanmıştı.

20.02.2021 tarih ve 31401 sayılı Resmî Gazete’de yayınlanan “Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ” ile 7263 sayılı Kanun kapsamında yapılan düzenlemeye dair usul ve esaslar belirlenmiştir. 

1. Tebliğin birinci maddesinin birinci fıkrasında yer alan “müdürlüklerinde yetkilendirilmiş personel huzurunda” ibaresi “müdürlüklerine” olarak değiştirilmiştir.

 

Değişiklik öncesi madde metni:                     Değişiklik sonrası madde metni:

 

Amaç ve kapsam

 

MADDE 1 – (1) Bu Tebliğin amacı; kuruluş aşamasında kurucuların şirket sözleşmesine atacakları imzaların ticaret sicili müdürlüğünde onaylanmasına ve imza beyannamesinin ticaret sicili müdürlüklerinde yetkilendirilmiş personel huzurunda verilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Amaç ve kapsam

 

MADDE 1 – (1) Bu Tebliğin amacı; kuruluş aşamasında kurucuların şirket sözleşmesine atacakları imzaların ticaret sicili müdürlüğünde onaylanmasına ve imza beyannamesinin ticaret sicili müdürlüklerine verilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

 

2. Tebliğin 3. Maddesinde aşağıdaki değişiklikler yapılmıştır. 

 

Değişiklik öncesi madde metni:                     Değişiklik sonrası madde metni:

 

b) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını,

 

e) Kimlik kartı: Gerçek kişinin Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olduğunu ve aile kütüğüne kayıtlı bulunduğunu gösteren Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartını,

 

h) Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS): Ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtları ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile TOBB nezdinde oluşturulan ve işletilen merkezi ortak veri tabanını da içeren bilgi sistemini,

 

o) Temsilci: Kurucu adına imza yetkisine sahip vekil, veli, vasi, kayyım ile tüzel kişilerde temsil ve ilzama yetkili kişiyi,

b) Bakanlık: Ticaret Bakanlığını,

 

 

e) Kimlik kartı: Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarının kimliğini ispata yarayan Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartını,

 

 

h) Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS): Ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtları ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu, Ticaret Bakanlığı ile TOBB nezdinde oluşturulan ve işletilen merkezi ortak veri tabanını da içeren bilgi sistemini,

 

o) Temsilci: Kurucu adına imza yetkisine sahip vekil, veli, vasi, kayyım ile tüzel kişilerde temsile yetkili kişiyi,

  

3. Tebliğin 12, 13, 13/A ve 15. maddeleri aşağıdaki gibi değiştirilmiştir.

 

Değişiklik öncesi madde metni:                     Değişiklik sonrası madde metni:

 

Genel olarak

 

MADDE 12 – (1) Şirket kuruluş ve ticari işletme açılışı işlemlerinde müdürlüklere ibrazı zorunlu olan imza beyannameleri, herhangi bir ticaret sicili müdürlüğünde yetkilendirilmiş personelin huzurunda düzenlenebilir. İmza beyannameleri, gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imza atmaya yetkili kişinin, ticaret unvanı ve bunun altına atacağı imzayı içeren belgedir.

Genel olarak

 

MADDE 12 – (1) Gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları, bunların ticaret siciline tescili sırasında kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek MERSİS'e kaydedilir.

 

(2) Kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinin elektronik ortamda temini Bakanlık ile ilgili kurum veya kuruluş arasında yapılacak protokolle sağlanır.

 

(3) İlgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde, ilgililerin imzaları, fiziki olarak notere onaylattırılmak veya herhangi bir müdürlükte yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle müdürlüğe verilir.

 

(4) Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı, bunların imzalarının o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenebilir. Yabancı ülke makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte müdürlüğe verilmesi zorunludur.

 

(5) Limited şirketlerin kuruluşunun tescilinde imza kaydının elektronik ortamda temin edilemediği hallerde, fiziki imza beyannamesi yalnızca müdürlükte düzenlenir.

 

Değişiklik öncesi madde metni:                     Değişiklik sonrası madde metni:

 

Hazırlanması

 

 

MADDE 13 – (1) Müdürlüğe imza beyannamesi verilebilmesi için, MERSİS üzerinden şirketin kuruluş veya ticari işletme açılış başvurusunun onaya gönderilerek talep numarası alınması gerekir.

 

(2) Yetkilendirilmiş personel talep numarası ile MERSİS üzerinden oluşturacağı formu, kimlik bilgileri bu Tebliğin 6 ncı ve 7 nci maddeleri çerçevesinde doğrulandıktan sonra gerçek kişi tacire veya kurulacak şirket adına imzaya yetkili şahsa imzalatır; ayrıca yetkilendirilmiş personel tarafından mühür basılmak ve imzalanmak suretiyle form onaylanır. İmza beyannamesi kuruluş başvurusunun yapıldığı Müdürlükte düzenlenmesi durumunda onaylanan beyanname şirketin veya işletmenin dosyasına konur.

 

(3) İmza beyannamesinin kuruluş başvurusunun yapıldığı Müdürlükten başka bir Müdürlüğe verilmesi durumunda beyanname iki nüsha olarak düzenlenir. Beyannameyi onaylayan Müdürlük beyannamenin bir nüshasını fiziki ve bir örneğini de elektronik ortamda ilgili Müdürlüğe gönderir.

 

(4) Şirketin kuruluş veya işletmenin açılış tescili, imzaya yetkili kişilerin tamamının imza beyannamelerinin kuruluş başvurusunun yapıldığı Müdürlüğe verilmesinin veya beyanname başka bir Müdürlükte onaylanmışsa beyannamenin bir örneğinin elektronik ortamda kuruluş başvurusunun yapıldığı Müdürlüğe iletilmesinin ardından gerçekleştirilir.

 

(5) Bu Tebliğin 5 inci maddesinin ilgili hükümleri imza beyannamesinin düzenlenmesinde de kıyasen uygulanır.

 

(6) Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı, bunların imzalarının o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenebilir. Yabancı ülke makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte Müdürlüğe verilmesi zorunludur.

Müdürlükte imza beyannamesi düzenlenmesi

 

 MADDE 13 – (1) 12 nci maddenin üçüncü ve dördüncü fıkraları uyarınca fiziki imza beyannamesi düzenlenmesi amacıyla ilgililerce herhangi bir müdürlüğe başvurulabilir. Müdürlükte fiziki olarak imza beyannamesi düzenlenebilmesi için tescil başvurusu MERSİS üzerinden onaya gönderilerek talep numarası alınır.

 

(2) Yetkilendirilmiş personel, imzasını beyan edecek şahsın kimlik bilgilerini 6 ncı ve 7 nci maddeler çerçevesinde doğrular ve oluşturduğu imza beyan formunu ilgiliye imzalatır. Form, mühür basılmak ve imzalanmak suretiyle yetkilendirilmiş personel tarafından onaylanır.

 

(3) Başvurunun tescil işleminin yapılacağı müdürlük dışında bir müdürlüğe yapılması halinde beyanname iki nüsha olarak düzenlenir. Beyannameyi düzenleyen müdürlük, beyannamenin bir nüshasını fiziki ve bir örneğini de elektronik ortamda ilgili müdürlüğe gönderir.

 

(4) Başka bir müdürlükte düzenlenen imza beyannamesinin elektronik ortamda tescili yapacak müdürlüğe iletilmesi üzerine fiziki nüshanın müdürlüğe ulaşması beklenmeksizin şirketin kuruluş veya işletmenin açılışı ile imzaya yetkili olanların tescili yapılır. Beyannamenin fiziki sureti de tescili yapan müdürlüğe ulaşmasının ardından sicil dosyasına konulur.

 

(5) 5 inci maddenin ilgili hükümleri imza beyannamesinin düzenlenmesinde de kıyasen uygulanır.

 

Değişiklik öncesi madde metni:                     Değişiklik sonrası madde metni:

 

İmza beyannamesi verilmesine gerek olmayan durumlar

 

MADDE 13/A – (1) Aşağıdaki durumlarda ayrıca imza beyannamesi verilmesine gerek bulunmamaktadır:

 

a) Kurucunun, şirket sözleşmesini müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel huzurunda asaleten imzalaması ve aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması durumunda ayrıca imza beyannamesi verilmez.

 

b) Şirket sözleşmesinin müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel huzurunda vekâleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması durumunda, kurucunun ıslak imzasını ihtiva eden vekâletnamenin Müdürlüğe ibraz edilmesi koşuluyla ayrıca imza beyannamesi verilmez. Vekâletnamenin yabancı bir ülkede düzenlenmesi halinde, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre tasdik ettirilmesi ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte Müdürlüğe verilmesi durumunda aynı hüküm uygulanır.

İmza beyannamesi verilmesine gerek olmayan durumlar

 

MADDE 13/A – (1) Gerçek kişi tacir, ticari temsilci ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların aynı ticari işletme veya şirketin sicil dosyasında daha önce temin edilen imza verisinin veya imza beyannamesinin bulunması halinde ayrıca imza beyannamesi verilmez.

 

(2) Kurucunun, şirket sözleşmesini müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel huzurunda asaleten imzalaması ve aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması durumunda ayrıca imza beyannamesi verilmez.

 

(3) Şirket sözleşmesinin müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel huzurunda vekâleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması durumunda, kurucunun ıslak imzasını ihtiva eden vekâletnamenin müdürlüğe verilerek sicil dosyasına konulması koşuluyla ayrıca imza beyannamesi verilmez. Vekâletnamenin yabancı bir ülkede düzenlenmesi halinde, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre tasdik ettirilmesi ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte müdürlüğe verilmesi durumunda aynı hüküm uygulanır.

 

(4) Bir kişinin bir ticaret şirketiyle birlikte şubesine yahut aynı ticaret şirketinin birden fazla şubesine imzaya yetkili olarak atanması durumunda; ticaret şirketi veya şubeleri aynı sicil çevresi içerisinde olmak kaydıyla ayrıca imza beyannamesi verilmez. Bu durumda daha önce verilen imza beyannamesinin bir örneği müdürlükçe şahsın sonradan yetkili olarak atandığı şubenin dosyasına konulur.

 

Değişiklik öncesi madde metni:                     Değişiklik sonrası madde metni:

 

Belgelerin saklanması

 

MADDE 15 – (1) Kuruluş başvurusunun yapıldığı Müdürlükte imzalanan sözleşme ile düzenlenen imza beyannameleri, ilgili şirketin dosyasında saklanır.

 

 

(2) İmza beyannamesinin kuruluş başvurusunun yapıldığı Müdürlükten başka bir Müdürlüğe verilmesi durumunda, ilgili Müdürlükçe beyannamenin bir nüshası bu amaçla oluşturulmuş dosyada muhafaza edilir.

Belgelerin saklanması

 

MADDE 15 – (1) Elektronik ortamda temin edilen imza verisinin fiziki sureti ile fiziki ortamda düzenlenen imza beyannameleri şirketin ya da işletmenin ticaret sicili dosyasında saklanır.  

 

(2) İmza beyannamesinin kuruluş başvurusunun yapıldığı Müdürlükten başka bir müdürlükte düzenlenmesi durumunda, ilgili Müdürlükçe beyannamenin bir nüshası bu amaçla oluşturulmuş dosyada muhafaza edilir.

  

4. Ayrıca tebliğe aşağıdaki geçici madde eklenmiştir.

Geçiş hükmü

GEÇİCİ MADDE 1 – (1) 12 nci maddenin üçüncü fıkrası uyarınca kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabalarında tutulan imza verilerinin Bakanlıkça elektronik ortamda temini sağlanıncaya kadar müdürlüğe bu Tebliğin hükümleri çerçevesinde fiziki imza beyannamesi verilir.”

Document

Sirküler Sayı: 2021/055
Sirküler Sayı: 2021/055