Muhasebe İşlemlerinde İnternet Bankacılığının Faydaları

Vergi Departmanı müdürlerimizden Güray Öğredik'in kaleme almış olduğu "Muhasebe İşlemlerinde İnternet Bankacılığının Faydaları" başlıklı yazı Fortune Temmuz 2015, Yatırım İklimi ekinde okuyucularla buluşmuştur.

Muhasebe İşlemlerinde İnternet Bankacılığının Faydaları

İnternet kullanımının son derece hızlı bir şekilde yaygınlaşması ve web tabanlı bilgi işlem teknolojilerindeki inanılmaz hızlı gelişmeler doğal olarak bankacılık sektörünü yoğun bir şekilde etkilemiş ve internet bankacılığı günümüzde klasik şube bankacılığının neredeyse yerini almaya başlamıştır denilebilir. Banka müşterileri işlemlerinin büyük bir kısmını mobil ve internet bankacılığı üzerinden gerçekleştirebilmektedirler. Doğal olarak bu gelişim şirketlerin bankacılık sistemi aracılığıyla gerçekleştirdikleri finansal işlemlerinin muhasebeleştirilmesi sürecine de etki etmiştir.

Günümüzde şirketlerin muhasebe kayıtlarının elde tutulması hayal dahi edilemez; çünkü ticari hayattaki işlem yoğunluğu, bu işlemlerin iktisadi ve finansal gelişmeler ile yasal mevzuattaki değişikliklere bağlı olarak karmaşıklığı, gerek işletme içi gerekse işletme dışı ilgililere (bilhassa Maliye Bakanlığı ve SGK başta olmak üzere resmî kurumlara) elektronik ortamda yapılması gereken raporlama, bildirim ve beyanlar dikkate alındığında bilgisayarlı muhasebe tutulması zorunluluğu kaçınılmazdır. Geleneksel muhasebe tanımındaki “mali olaylar ile ilgili bilgilerin toplanması, kaydedilmesi, sınıflandırılması ve rapor edilmesi” muhasebenin en önemli fonksiyonlarındandır. Şirketlerde bu aşamalara dair sistemin iyi bir şekilde kurulmaması, sonrasında çok ciddi sorunlar yaratmaktadır. Günümüzde şirketlerin finansal işlemlerinin tamamına yakını bankacılık sistemi üzerinden gerçekleştirilmektedir. Dolayısıyla bankacılık sisteminde gerçekleşen bu işlemlerin tespiti, kaydedilmesi, sınıflandırılması ve rapor edilmesi gerekmektedir. İnternet bankacılığı bu süreçte şirketlerin muhasebe departmanları açısından çok büyük kolaylıklar sunmaktadır.     

Günümüzde şirketlerin en az iki ya da üç banka hesabı bulunmaktadır. Bu sayının onlarca olduğu şirketler de mevcuttur. Bu banka hesaplarında şirketlerin hacmine, faaliyet alanına bağlı olarak her ay onlarca, yüzlerce ve hatta binlerce işlem gerçekleşmektedir. Bazı şirketlerin satışlarında kredi kartlı satışlar büyük bir yere sahiptir. Tahsilatlar ağırlıklı olarak bankalar aracılığıyla yapılmaktadır. Çek ya da senetlerin tahsilatı bankalar aracılığıyla yapılmakta; pek çok şirket çek ya da senetlerini teminat göstererek kredi kullanmaktadır. Aylık fatura, vergi ve sigorta prim borcu ödemeleri internet bankacılığı üzerinden gerçekleştirilmektedir. Şirketler faaliyetlerinin finansmanı için bankalardan kredi kullanmaktadır. Dış ticaret ile uğraşan şirketler yurt dışına para transferi ya da yurt dışından tahsilatlarını bankalar aracılığıyla yapmaktadırlar. Şirketler eskiden banka şubelerine elden ya da faks yoluyla gönderdikleri talimatlar aracılığıyla ödemelerini gerçekleştiriyor ve nakit fazlaları için yatırım yapıyorken, günümüzde internet bankacılığı üzerinden diledikleri zaman ödemelerini yapabilmekte, nakit fazlaları için istedikleri yatırım aracına istedikleri zaman yatırım yapabilmekte, döviz veya yatırım fonu alıp satabilmektedirler. Bünyelerinde yüzlerce ve hatta binlerce eleman çalıştıran şirketlerin maaş ödemelerini elden yaptıklarını hayal edebiliyor musunuz? Oysa çok değil yaklaşık 25 ilâ 30 sene öncesine kadar maaş ödemeleri bu şekilde yapılmaktaydı. Günümüzde maaş ödeme talimatları web tabanlı uygulamalar sayesinde kolaylıkla bankalara ulaştırılabilmektedir. Tüm bu örnek verdiğimiz işlemlerin banka hareketleri üzerinden tespit edilmesi ve muhasebeye aktarılması gerekmektedir. Muhasebeye aktarılan her işlemin mutlak suretle bir belgeye bağlı olması yasal zorunluluktur. Muhasebe kayıtlarında yer alan her bakiyenin (banka mevcutlarının, kredi borçlarının, tahsile ya da teminata verilen çeklerin, kredi kartı alacaklarının, ..v.b.) ilgili evraklar ile teyit edilebilmesi gerekmektedir. Eskiden tüm bu işlemler şubelere gidilerek temin edilen dekontlar ve/veya aylık hesap özetleri üzerinden gerçekleştiriliyorken, artık internet bankacılığı üzerinden muhasebeciler bilgisayarlarının başında istedikleri zaman dekont, hesap özeti ya da ihtiyaç duydukları diğer bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşabilmektedirler.  

Günümüzde bankalar internet bankacılığı teknolojisinde gelinen nokta itibariyle pek çok müşterisine “banka hesap hareketleri muhasebe entegrasyonu” hizmeti sunmaktadır. Yüzlerce farklı işleme ait hesap hareketlerinin muhasebe sistemlerine aktarılması ve mutabakat sağlanması oldukça zorlu ve uzun bir süreçtir. Başta çek, senet, EFT ve havale olmak üzere, bankacılık sisteminde yapılabilecek işlemlerin şirketlerin muhasebe yazılımıyla uyumlu gerçekleşmesi için bankalar ile şirketler arasında özel formatlar oluşturulabilmekte; diğer taraftan bu işlemlere ilişkin makbuz, vadeli/vadesiz hesap ekstreleri, kredi ekstreleri, çek/senet ekstreleri, çeklerin arka ve ön yüz görüntüleri ve benzeri belgelerin oluşturulması ve müşteriye iletilmesi internet bankacılığı sistemi içinde gerçekleştirilebilmektedir. Böylece birçok işleme dair bilginin şirkete ulaştığı an önemli ölçüde otomatikman muhasebeleştirme kolaylığı yaşanabilmektedir. Benzer şekilde şirketler bankalara bağlandığında işlem hareketleri şirketlerin muhasebe programlarına özel geliştirilmiş ara yazılımlar vasıtasıyla görüntülenebilmekte; şirketlerin onay verdikleri hesap hareketleri muhasebe programına otomatik olarak aktarılmakta, böylece yoğun emek harcanan manuel muhasebeleştirme işlemlerinin önemli bir kısmı güvenli ve hatasız bir şekilde gerçekleştirildiğinden şirketlerin muhasebe departmanlarının verimliliği artmakta ve kazanılan zaman ile diğer işler çok daha kaliteli bir şekilde yapılabilmektedir. Elbette mevcut uygulamaların bazı eksik, geliştirilmesi gereken tarafları olabilir, ancak bilhassa son 10 yıl içinde artan bir ivme ile hızla gelişen internet bankacılığı teknolojisi sayesinde zaman içinde şu anda yapılmasını öngöremediğimiz ya da yeterli düzeyde yapılamayan işlemlerin yapılabildiğini göreceğimize eminiz.

İnternet bankacılığı özelgelerde de yer bulmuştur. 23.09.2011 tarihli B.07.4.DEF.0.19.10.00-VUK-2010-257-21 ve sayılı özelgede, 8.000 TL limitini aşan nakit işlemlerin bankalar aracılığıyla yapılmasının zorunlu olduğu, banka şubelerinin kapalı olduğu mesai saatleri dışında veya hafta sonlarında yapılacak işlemlerde ise internet bankacılığı kullanılmak suretiyle işlemlerin tevsik edilmesinin zorunlu olduğu görüşü verilmiştir.  Görüldüğü gibi internet bankacılığının avantajlarından birisi olan mesai saatleri dışında ve hafta sonlarında dahi işlem yapılabilmesini Maliye İdaresi vergi mevzuatındaki nakit işlemlerin tevsiki zorunluluğu açısından vurgulamıştır.

Çok değil, daha 15 sene öncesine kadar internetin bu kadar yaygınlaşmadığı ve buna bağlı olarak bankacılık hizmetlerinde bilgi işlem teknolojisi bu kadar gelişmemişken, muhasebe işlemlerinde ekstre, dekont temin etmek için şubeye gidilmesinin, ekstrelerin genellikle aylık olarak alınabilmesinin, buna bağlı olarak kontrollerin günlük değil en iyi olasılıkla aylık yapılabildiği, bilgisayarınız başında oturduğunuz yerden mesai saatleri dışında ve hafta sonları da dahil olmak üzere istediğiniz zaman havale, EFT ya da yatırım işlemlerinizi yapamayıp bunun için talimatların yazıldığı, fakslandığı ya da şubeye götürüldüğü, maaşların banka hesaplarından değil şirket kasasından elden ödendiği ve bunun için her ay yüklü meblağların şubeden şirkete taşınması riskine katlanılması zamanlarını görmeyen genç meslektaşlarım için yukarıda anlatılanlar belki çok önem arz etmeyebilir, çünkü onlar zaten bu teknolojik imkanlar içinde mesleğe adım attılar sayılır, ancak benimle yaşıt ve bilhassa benden 10-15 yaş büyük meslektaşlarım bu zorlukları çektikleri için günümüz mobil bankacılık ve internet bankacılığı teknolojisinin sağladığı kolaylıkları gayet iyi görmekte, takdir etmekte ve elbette bu alandaki gelişmeleri yakından takip etmektedirler.