Değişen Dünyada Etik ve Suistimal Yönetimi

Mazars Denge İç Denetim ve İç Kontrol Ortağı Esra Yıldırım her gün değişen iş dünyasında etik konulara nasıl yaklaşılabileceğini ve etik kodun kurumlar için önemini kaleme aldı.

Gelişen teknoloji ile ürünlere erişimin arttığı, rekabetin günden güne kızıştığı bir ortamda şirketler gelirlerini arttırmanın yollarını arıyorlar. Eskiden ekonomik krizler şirketleri zorlar, bu hedeften uzaklaştırırken günümüzde durum çok daha farklı.  Kimi zaman yönetimin söylediği bir cümle birkaç saat içerisinde sosyal medyada kurum aleyhine kampanya olarak milyonlara ulaşıyor. Kimi zaman müşteri verileri çalınıyor, şirket müşteri ve değer kaybediyor. Kimi zaman en güvenilen personel hesapları boşaltıp kayıplara karışıyor. Çok uzak örnekler değil bunlar, her gün gazetelerde bir kaç tanesine rastlamak mümkün.  Peki, hep başka şirketlerde mi yaşanıyor bu olaylar?

Gelin 2016 ACFE Suistimal raporu (Association of Certified Fraud Examiners - Uluslararası Suistimal İnceleme Uzmanları Derneği) rakamlarına beraber bakalım. 

- Şirketler yıllık cirolarının %5 ini yaşanan suistimaller sonucunda kaybediyorlar. Suistimal ile mücadele için etkin bir kontrol ortamı kurmayan firmalarda bu oran çok daha yüksek. 

- ACFE raporunda Amerika'dan 1000'in üzerinde vaka yer alırken Türkiye’den bu rakam sadece 15. Bu durum ülkemizdeki firmaların çok etkin kontrollere sahip olmasından ziyade kol kırılır yen içinde kalır yaklaşımından kaynaklanıyor.

- ACFE raporunda suistimal tespitinde en etkili yönetim % 39.1 ile bildirimler olduğu görülüyor.

- ACFE’ nin raporunda “Etik Kod”un yürürlüğe konması ve duyurulması en etkili usulsüzlük önleme yöntemlerinden biri olarak değerlendiriliyor.

Çalışmalar ve yaşanan örnekler çalışanların kendilerini güvende hissedebilecekleri ve gizli bildirim yapabilecekleri kanallar oluşturuldukça ve kurum içerisinde kurallar ile ilgili eğitim verildikçe çalışanların gördükleri uygunsuzlukları bildirme eğiliminde olduğunu gösteriyor.

Dolayısı ile şirketler için aslında satış yaparak gelir elde etmenin dışında çok daha düşük maliyetler ile eldeki kaynakları koruyarak gelir yaratmanın fırsatı oluşmuş oluyor. Suistimali sıfıra indirmek mümkün olmasa bile yapılan çalışmalar etkin bir iç kontrol sistemi olan şirketlerde kayıpların önemli oranda düştüğünü ortaya koyuyor. Bu durum şirketlere yıllık cirolarının belli bir yüzdesine denk gelen tasarrufları yakalama fırsatı doğuyor.

Tasarruflardan daha önemlisi aynı zamanda toplum etik taahhütlerde bulunan firmaları tercih ediyor. Ftse 350 Endeksi’ndeki şirketler örnek alınarak yapılan araştırmada iş etiğine uygun hareket etmeyi taahhüt eden firmalar, bu tür taahhütte bulunmayan şirketlere göre kar/ciro oranında % 18 daha yüksek bir kazanç elde ediyor. Başka bir araştırma sonuçlarına göre Fortune Global 200 şirketlerinin %86’sı kendi etik kurallarına sahip durumda.

Peki, nereden başlamak, neler yapmak gerekli…

Şirketlerin suistimal ile mücadelesinde atması gereken ilk adım kurumsal değerlerin tanımlandığı, farklı kültür ve çevrelerden gelen çalışanlar için kurum içerisinde günlük karşılaştıkları durumlarda neyin doğru neyin yanlış olduğunu tarif eden ve tüm taraflar ile ilişkilerini düzenleyen Etik Kod’un oluşturulması ve kurum içerisinde sahiplendirilmesidir.  Yönetimin destek vermediği bir sürecin kurum içerisinde yaşaması mümkün değil. Dolayısı ile yönetim oluşturacağı yeni kültürü ve Etik Kuralları belirleyerek bunların altına ilk olarak kendisi imza atmalıdır. Şirketin içinde bulunduğu sektöre göre müşteriler, tedarikçiler, kamu kurumları, iş ortakları, tedarikçiler, rakipler, hissedarlar, medya, toplum, çevre vb gibi birçok paydaşla olan ilişkinin çerçevesi ve kuralları bu çatıda tarif edilebilir.

Etik Kod’un kurum içerisinde yaşatılabilmesi ve etkinliğinin sağlanabilmesi adına aşağıdaki adımları izlemek faydalı olacaktır.

➢     Etik kod oluşturulurken öncelikle ilk yapılması gereken şirket yönetimi ve kritik süreç sahipleri ile görüşülerek ihtiyaçlarının ve beklentilerinin anlaşılmasıdır.

➢     Etik Kod’a aykırı işlemler tespit edilmesi durumunda kurum içi ve dışından vaka bildirimi yapılacak kanallar kurulmalı ve gelen vakaların nasıl inceleneceği, kim tarafından karara bağlanacağı tanımlanmalıdır.

➢     Tüm altyapı hazır olduktan sonra yeni kurallar ekosistemdeki tüm paydaşlar ile paylaşılmalıdır. (çalışanlar, iş ortakları, tedarikçiler vb) Tüm çalışanlar eğitilerek yeni sürece katılım beyanları alınmalıdır.

➢     Bildirilen vakalar sonucunda tespit edilen süreç zaafları giderilmeli, süreç periyodik olarak denetlenerek istenilen şekilde çalıştığı güvence altına alınmalıdır.

Gerekli ortamı kurduktan sonra çalışanlarınız ve iş ortaklarınız bu ortamın güvenirliğini test edecektir. Burada size düşen en büyük görev altına imzanızı attığınız Etik Kodu her koşulda eksiksiz uygulamak. Kişi ve duruma göre kuralları değiştirmeden uyguladığınız takdirde gerekli güven ortamı çok hızlı bir şekilde oluşacak ve şirketinizin içini boşaltan suistimal vakaları birer birer size iletilmeye başlanacaktır. Suistimal ile mücadelenin şekli konusunda karar ve çözüm sizin elinizde. Ya geleneksel yöntemler ile yola devam edeceğiz ya da atacağımız adımlarla hem daha sağlıklı çalışma ortamları yaratıp hem de kurum finansallarına fayda sağlayacağız.

Share